Privacybeleid – TOMPLETE 

TOMPLETE 
Sevenhanslei 52
2950 Kapellen
Ondernemingsnummer: BE1024.169.253
E-mail: info@tomplete.com

Hierna: "TOMPLETE "

TOMPLETE AI hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen.

Dit privacybeleid werd opgesteld in overeenstemming met:

• EU Verordening 2016/679 (GDPR)

• De Belgische privacywetgeving

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

TOMPLETE AI
Sevenhanslei 52
2950 Kapellen
België

E-mail: info@tomplete.com

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

TOMPLETE AI kan de volgende persoonsgegevens verwerken.

Bij inschrijving of aankoop van een opleiding

• Voornaam en achternaam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Facturatiegegevens

• Bedrijfsnaam (indien van toepassing)

• BTW-nummer (indien van toepassing)

Bij inschrijving op de nieuwsbrief

• Naam

• E-mailadres

Tijdens opleidingen en events

• Aanwezigheidsregistratie

• Eventuele foto- of beeldopnames van de opleiding

Automatisch verzamelde gegevens via de website

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen automatisch volgende gegevens worden verzameld:

• IP-adres

• Browserinformatie

• Type toestel

• Websitegebruik en navigatiegedrag via cookies of analysetools

3. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden.

1. Uitvoering van de overeenkomst

• verwerking van inschrijvingen voor opleidingen

• administratieve opvolging

• facturatie

• toegang tot opleidingen en evenementen

2. Wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder:

• boekhoudkundige verplichtingen

• fiscale verplichtingen

3. Nieuwsbrief en marketingcommunicatie

Indien u zich inschrijft op onze nieuwsbrief of klant bent, kunnen wij uw e-mailadres gebruiken voor:

• informatie over nieuwe opleidingen

• updates rond AI

• inspiratie en tips

• marketingcommunicatie

U kan zich op elk moment uitschrijven via de uitschrijflink in elke e-mail.

4. Gebruik van beeldmateriaal

Tijdens opleidingen of evenementen kunnen sfeerfoto's of videobeelden worden gemaakt.

Deze beelden kunnen worden gebruikt voor:

• website

• sociale media

• promotiemateriaal

Wanneer deelnemers herkenbaar in beeld komen, vragen wij waar nodig vooraf toestemming.

U kan steeds verzoeken om een foto of beeldmateriaal te laten verwijderen door contact op te nemen via info@tomplete.ai.

5. Website-analyse

Wij gebruiken analysetools zoals Google Analytics om het gebruik van onze website te analyseren en onze dienstverlening te verbeteren.

Dit gebeurt uitsluitend op basis van cookie-instellingen die u bij uw eerste bezoek kan beheren.

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• uitvoering van een overeenkomst

• wettelijke verplichting

• toestemming (bijvoorbeeld voor nieuwsbrief of bepaalde marketingtoepassingen)

• gerechtvaardigd belang (zoals website-optimalisatie en marketing)

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

De volgende richttermijnen worden gehanteerd:

Gegevenstype Bewaartermijn
Facturatie- en administratieve gegevens 7 jaar (wettelijke verplichting)
Nieuwsbriefgegevens Tot uitschrijving
Website analytics Maximaal 26 maanden
Beeldmateriaal Maximaal 5 jaar of tot verwijderingsverzoek

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden zij verwijderd of geanonimiseerd.

6. Delen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden enkel gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten.

Dit kan onder meer gebeuren met:

• Stripe of Mollie (betalingen)

• Boekhouder (administratie en fiscaliteit)

• Nieuwsbriefsoftware (bijv. Brevo, Mailchimp of gelijkaardig)

• Webnode (websitehosting)

• Google Analytics (websiteanalyse)

Deze partijen verwerken gegevens enkel in opdracht van TOMPLETE AI en in overeenstemming met de GDPR.

TOMPLETE AI verkoopt nooit persoonsgegevens aan derden.

7. Internationale doorgifte

Sommige van onze dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten).

In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn, zoals:

• Standard Contractual Clauses (SCC) goedgekeurd door de Europese Commissie

• of andere wettelijk toegelaten mechanismen onder GDPR.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

TOMPLETE AI neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• ongeoorloofde toegang

• verlies

• misbruik

• wijziging of vernietiging

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• beveiligde verbindingen (SSL)

• beperkte toegangscontrole tot gegevens

• wachtwoordbeveiliging

• veilige opslag van gegevens

9. Uw rechten

U heeft volgens de GDPR de volgende rechten:

• recht op inzage in uw persoonsgegevens

• recht op correctie van onjuiste gegevens

• recht op verwijdering van gegevens

• recht op beperking van verwerking

• recht op overdraagbaarheid van gegevens

• recht om toestemming in te trekken

• recht om bezwaar te maken tegen verwerking

U kan deze rechten uitoefenen via:

info@tomplete.ai

10. Klachten

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, kan u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies voor:

• functionele werking van de website

• websiteanalyse

• marketingdoeleinden

Bij uw eerste bezoek kan u via de cookiebanner uw voorkeuren instellen.

Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

12. Wijzigingen aan dit privacybeleid

TOMPLETE AI kan dit privacybeleid aanpassen wanneer dit noodzakelijk is.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.

Dit privacybeleid treedt in werking op:
1/3/2026