Privacy- en cookiebeleid Tomplete AI

Informatie over persoonsgegevens, cookies en marketing
Versie 3 oktober 2026

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Tomplete AI verwerkt, waarom dat gebeurt, met wie gegevens worden gedeeld en welke rechten betrokkenen hebben. Het geldt voor websitebezoekers, deelnemers, klanten, prospecten, leveranciers en contactpersonen van organisaties.

1. Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke is Tom Breugelmans, natuurlijke persoon die handelt via de eenmanszaak Tomplete en onder de handelsnaam Tomplete AI.

Adres: Sevenhanslei 52, 2950 Kapellen, België
Ondernemingsnummer: 1024.169.253
Btw-nummer: BE1024.169.253
E-mail voor privacyvragen en rechten: info@tomplete.com
Telefoon: +32 499 77 27 82

Tomplete AI heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen. Op basis van de huidige kleinschalige activiteiten is geen wettelijke verplichting daartoe vastgesteld. Dit wordt opnieuw beoordeeld wanneer de activiteiten of verwerkingen wezenlijk wijzigen.

2. Welke gegevens verwerken wij en waarom

Tomplete AI verwerkt alleen gegevens die nodig zijn voor de hieronder vermelde doelen. De precieze gegevens hangen af van de manier waarop iemand contact opneemt of een dienst gebruikt.

Website en beveiliging

Wij kunnen onder meer IP-adressen, apparaat- en browsergegevens, tijdstippen, technische logs en cookievoorkeuren verwerken.

Deze gegevens worden gebruikt om de website te leveren, misbruik te voorkomen, storingen te onderzoeken en voorkeuren te onthouden.

De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang en, voor strikt noodzakelijke opslag, de wettelijke cookie-uitzondering.

Technische en beveiligingslogs worden in beginsel maximaal zes maanden bewaard. Cookievoorkeuren worden bewaard volgens de technisch vastgestelde levensduur.

Contact en offerte

Wanneer iemand contact met ons opneemt of een offerte aanvraagt, kunnen wij naam, contactgegevens, organisatie, functie, bericht en opvolgnotities verwerken.

Wij gebruiken deze gegevens om een vraag te beantwoorden, een afspraak te maken of een offerte voor te bereiden en op te volgen.

De rechtsgrond is het nemen van stappen vóór het sluiten van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang.

Contactgegevens waarvoor geen opdracht volgt, worden in beginsel zes maanden bewaard. Gegevens met betrekking tot een niet-aanvaarde offerte worden maximaal twee jaar bewaard.

Inschrijving en uitvoering

Bij een inschrijving of uitvoering van een dienst kunnen wij naam, e-mailadres, telefoonnummer, facturatiegegevens, gekozen sessie, aanwezigheid en correspondentie verwerken.

Deze gegevens worden gebruikt om de inschrijving te beheren, de dienst te leveren, praktische communicatie te voeren en klantenservice te bieden.

De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst. Voor facturatiegegevens kan daarnaast een wettelijke verplichting gelden.

Aanvaarde offertes, overeenkomsten en essentieel bewijs worden maximaal tien jaar bewaard. Een gewone deelnemerslijst wordt in beginsel één jaar na de sessie bewaard.

Toegankelijkheid

Wanneer dat noodzakelijk is om redelijke toegang of een praktische aanpassing te organiseren, kunnen wij beperkte informatie verwerken over een specifieke behoefte. Dit kan in bepaalde gevallen gezondheidsinformatie omvatten.

Wanneer artikel 9 van de AVG van toepassing is, gebeurt deze verwerking op basis van uitdrukkelijke toestemming.

Deze informatie wordt zo snel mogelijk na de sessie verwijderd en uiterlijk binnen één maand, tenzij een geschil verdere bewaring vereist.

Betaling en boekhouding

Wij kunnen het bedrag, de betaalstatus, rekening- of transactiereferenties en factuurgegevens verwerken.

Deze gegevens worden gebruikt om betalingen te verwerken, terugbetalingen uit te voeren, de boekhouding te voeren en fiscale controles mogelijk te maken.

De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen.

Facturen, boeken en fiscale stukken worden tien jaar bewaard vanaf de wettelijk bepaalde startdatum.

Nieuwsbrief en promotie

Voor nieuwsbrieven en promotionele communicatie kunnen wij naam, e-mailadres, toestemmingstekst, bron, datum, voorkeuren en informatie over uitschrijving verwerken.

Deze gegevens worden gebruikt om nieuws en aanbiedingen te verzenden en om toestemming te kunnen bewijzen.

De verwerking gebeurt op basis van afzonderlijke toestemming. Alleen wanneer de wettelijke klantuitzondering aantoonbaar van toepassing is, kan daarvan gebruik worden gemaakt.

De gegevens worden bewaard tot uitschrijving. Bewijs van toestemming of bezwaar kan daarna maximaal vijf jaar worden bewaard.

Audio en transcript

Wanneer iemand daarvoor afzonderlijk toestemming geeft, kunnen wij stem, opname, transcript, samenvatting, naam en toestemmingsbewijs verwerken.

Het doel is om een gesprek, vergadering of workshop samen te vatten en daaruit een verslag te maken.

De rechtsgrond is afzonderlijke, vrije en aantoonbare toestemming.

Een ruwe opname wordt maximaal dertig dagen bewaard. Een transcript wordt maximaal drie maanden bewaard. Een noodzakelijk definitief verslag kan volgens de regels van het klantdossier worden bewaard.

Foto, video en publicatie

Wanneer daarvoor toestemming is gegeven, kunnen wij beeld, stem, naam, gekozen kanaal, toestemmingskeuze en eventuele testimonials verwerken.

Het doel is om herkenbare beelden te maken en deze alleen via de gekozen kanalen te publiceren.

De verwerking gebeurt op basis van afzonderlijke, vrije en aantoonbare toestemming per doel.

Herkenbaar beeldmateriaal wordt maximaal drie jaar gebruikt en daarna opnieuw beoordeeld. Bij een geldige intrekking wordt het waar redelijk uitvoerbaar eerder verwijderd.

Professionele contacten

Voor professionele contacten kunnen wij naam, functie, zakelijke contactgegevens, communicatie en contractrol verwerken.

Het doel is de B2B-relatie te beheren en relevante zakelijke communicatie te voeren.

De rechtsgrond is de uitvoering van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang.

De gegevens worden gedurende de professionele relatie en daarna in beginsel nog twee jaar bewaard. Essentieel contractbewijs kan langer worden bewaard volgens de bewaartermijn van het contractdossier.

Klachten en geschillen

Bij klachten en geschillen kunnen wij het dossier, communicatie, bewijs en betalingsgegevens verwerken.

Deze gegevens worden gebruikt om klachten te behandelen, rechten te verdedigen en wettelijke verzoeken te beantwoorden.

De rechtsgrond kan bestaan uit de uitvoering van de overeenkomst, een wettelijke verplichting en ons gerechtvaardigd belang.

De gegevens worden bewaard tot de definitieve afhandeling en daarna zolang een relevante rechtsvordering mogelijk is, in beginsel maximaal tien jaar.

Analytics en marketingcookies

Wanneer daarvoor toestemming is gegeven, kunnen online identifiers, bezochte pagina's, interacties, campagnegegevens en apparaatdata worden verwerkt.

Het doel is om bereik te meten, de website te verbeteren en advertenties te beoordelen.

Deze verwerking gebeurt uitsluitend op basis van voorafgaande toestemming.

De gegevens worden bewaard volgens de ingevulde cookielijst en tot de toestemming wordt ingetrokken.

3. Verplichte en vrijwillige gegevens

Gegevens die nodig zijn om een bestelling, factuur of gevraagde dienst uit te voeren zijn verplicht. Zonder die gegevens kan Tomplete AI de aanvraag mogelijk niet verwerken.

Nieuwsbriefinschrijving, marketingcookies en toestemming voor herkenbaar beeldmateriaal zijn vrijwillig en staan los van toegang tot een betaalde opleiding.

4. Nieuwsbrieven en direct marketing

Tomplete AI verzendt nieuwsbrieven aan natuurlijke personen op basis van een afzonderlijke voorafgaande toestemming.

Een deelname, betaling, aanvaarding van algemene voorwaarden of kennisname van dit privacybeleid schrijft iemand niet automatisch in.

De wettelijke uitzondering voor eigen gelijkaardige diensten aan bestaande klanten wordt alleen gebruikt wanneer alle voorwaarden daarvan aantoonbaar zijn vervuld, waaronder informatie en een kosteloze bezwaarmogelijkheid bij de verzameling van het adres.

Het nieuwsbriefvak is leeg en staat los van de reservatie.

Via Mailchimp bewaart Tomplete AI waar mogelijk de gebruikte toestemmingstekst, bron, datum, status en uitschrijving.

Iedere nieuwsbrief bevat een uitschrijflink.

Uitschrijven kan ook via info@tomplete.com en heeft geen invloed op noodzakelijke communicatie over een bestaande inschrijving.

5. Cookies en vergelijkbare technologie

Cookies en vergelijkbare technologie kunnen informatie op een apparaat opslaan of uitlezen.

Strikt noodzakelijke technische of functionele cookies mogen zonder toestemming worden gebruikt wanneer zij nodig zijn om communicatie te verzenden of een uitdrukkelijk gevraagde dienst te leveren.

Alle andere cookies en trackers worden pas geactiveerd na voorafgaande, vrije, specifieke, geïnformeerde en actieve toestemming.

De ingebouwde Webnode-banner toont accepteren, weigeren en voorkeuren. Niet-noodzakelijke categorieën moeten afzonderlijk kunnen worden gekozen en weigeren moet even gemakkelijk zijn als toestaan.

Toestemming moet via een blijvend bereikbare instelling kunnen worden ingetrokken. De precieze werking en blokkering zijn nog technisch te controleren.

Tom heeft meegedeeld dat Google Analytics, Google Ads, Meta, Google Maps en Metricool mogelijk worden gebruikt. De onderstaande informatie is daarom een voorlopige inventaris.

Alleen een technische scan vóór een keuze, na weigering en na toestemming per categorie kan bevestigen welke cookies, pixels en doorgiften werkelijk actief zijn.

Webnode

Webnode kan strikt noodzakelijke technische cookies gebruiken voor beveiliging, sessies, winkelwagen en voorkeuren.

Daarbij kunnen onder meer IP-adressen, sessiegegevens en voorkeursgegevens worden verwerkt.

De precieze cookienaam en levensduur moeten technisch worden gemeten.

Gegevens kunnen worden verwerkt via de infrastructuur en subverwerkers van Webnode.

Google Analytics

Google Analytics kan worden gebruikt voor statistische doeleinden, uitsluitend nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Daarbij kunnen online identifiers, apparaatgegevens en gebruiksgegevens worden verwerkt.

De precieze cookienamen en levensduur moeten technisch worden gemeten.

Er kan sprake zijn van doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte.

Google Ads en Meta

Google Ads en Meta kunnen worden gebruikt voor conversiemeting en marketing, uitsluitend nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Daarbij kunnen online identifiers, campagnegegevens en interactiegegevens worden verwerkt.

De precieze cookienamen en levensduur moeten technisch worden gemeten.

Er kan sprake zijn van doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte.

Google Maps

Wanneer Google Maps via de website wordt geladen, kunnen IP-adressen, apparaatgegevens en gebruiksgegevens worden verwerkt.

Wanneer de kaart niet strikt noodzakelijk is, wordt deze pas geladen nadat daarvoor toestemming is gegeven.

De precieze cookie- en bewaartermijnen moeten technisch worden gemeten.

Er kan sprake zijn van doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte.

Metricool

Metricool kan worden gebruikt voor sociale media en statistiek, voor zover deze dienst via de website actief is en de vereiste toestemming is gegeven.

Daarbij kunnen online identifiers en interactiegegevens worden verwerkt.

De precieze levensduur moet technisch worden gemeten.

Doorgiften en contractuele waarborgen moeten technisch en contractueel worden gecontroleerd.

Browserinstellingen kunnen cookies verwijderen, maar vervangen het toestemmingsmechanisme van Tomplete AI niet.

Het blokkeren of verwijderen van strikt noodzakelijke cookies kan onderdelen zoals de winkelwagen verstoren.

6. Met wie gegevens worden gedeeld

Tomplete AI verkoopt geen persoonsgegevens.

Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de vermelde doelen, op basis van passende afspraken en met toegang beperkt tot wat nodig is.

De volgende partijen of categorieën kunnen gegevens ontvangen:

• Webnode voor website, hosting, formulieren, reservatie, webshop en technische ondersteuning.
• Mailchimp voor nieuwsbrieven en het beheer van inschrijvingen en uitschrijvingen.
• Stripe voor Bancontactbetalingen en betaalstatus.
• BNP Paribas Fortis voor bankoverschrijvingen.
• Locatie- of evenementpartners, maar alleen voor noodzakelijke praktische gegevens en niet voor hun eigen marketing zonder geldige grondslag.
• PLAUD AI voor toegestane audio- of video-opname, transcriptie en samenvatting.
• OpenAI voor zakelijk gebruik van ChatGPT met modeltraining uitgeschakeld. Tomplete AI voert daarin in beginsel geen identificeerbare klantgegevens in.
• Google, Meta en Metricool voor statistiek, advertenties, kaarten of sociale media, voor zover die diensten werkelijk zijn geactiveerd en de vereiste toestemming is verkregen.
• Zapier en n8n staan ter beschikking voor automatisering, maar hebben volgens de huidige inrichting geen actieve koppelingen en ontvangen daardoor momenteel geen klantgegevens.
• Overheden, toezichthouders, rechtbanken en professionele adviseurs wanneer de wet dit vereist of wanneer dit nodig is voor een rechtsvordering.

Leveranciers die uitsluitend in opdracht verwerken, krijgen een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG.

Wanneer een leverancier gegevens voor eigen doelen bepaalt, is die leverancier zelf of samen met Tomplete AI verwerkingsverantwoordelijke en wordt de rol duidelijk meegedeeld.

7. Internationale doorgiften

Webnode, Stripe, Mailchimp, PLAUD AI, OpenAI, Google, Meta en Metricool kunnen afhankelijk van de dienst, contracten en subverwerkers persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegankelijk maken.

Tomplete AI controleert de toepasselijke verwerkersvoorwaarden, subverwerkers en opslaglocaties.

Waar geen adequaatheidsbesluit geldt, worden passende waarborgen gebruikt, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met bijkomende maatregelen.

De actuele mechanismen blijven contractueel te verifiëren.

Een kopie of samenvatting van relevante waarborgen kan worden gevraagd via info@tomplete.com, voor zover rechten van derden worden beschermd.

8. AI-tools tijdens opleidingen en opdrachten

Deelnemers gebruiken tijdens een opleiding hun eigen externe AI-tool en account.

De aanbieder van die AI-tool verwerkt hun gegevens volgens diens eigen beleid en instellingen.

Tomplete AI vraagt deelnemers geen echte persoonsgegevens, vertrouwelijke bedrijfsinformatie of gevoelige gegevens in oefeningen te plaatsen.

Oefeningen gebruiken fictieve of voldoende geanonimiseerde gegevens.

Tomplete AI gebruikt ChatGPT via een zakelijk account en heeft meegedeeld dat modeltraining is uitgeschakeld.

ChatGPT wordt gebruikt voor onder meer webteksten, advies en vormgeving, zonder bewust identificeerbare klantgegevens, klantmails of klantdocumenten in te voeren.

Metricool wordt gebruikt voor sociale media en statistiek.

Zapier en n8n hebben momenteel geen actieve koppelingen.

Elke toekomstige koppeling of nieuwe verwerking wordt eerst beoordeeld op doel, minimale gegevens, rol, beveiliging, bewaartermijn en doorgifte.

9. Opnames, foto, video en publicatie

Tomplete AI gebruikt PLAUD AI om na voorafgaande afzonderlijke toestemming audio van gesprekken, vergaderingen en workshops op te nemen en daaruit een transcript, samenvatting of verslag te maken.

Voor video is daarnaast een afzonderlijke keuze voor herkenbaar beeld nodig.

Wie niet toestemt, kan deelnemen zonder te worden opgenomen.

Tomplete AI organiseert dit praktisch door de opname te stoppen, de persoon buiten beeld of opnamebereik te houden of een andere werkbare oplossing te bieden.

Voor herkenbare foto's en video's worden het maken van het beeld en de publicatie ervan afzonderlijk behandeld.

Publicatie op de website, sociale media, advertenties of ander promotiemateriaal gebeurt alleen volgens de specifiek gekozen kanalen.

Een algemene aanvaarding van voorwaarden, betaling of deelname geldt niet als toestemming voor beeldgebruik.

Toestemming kan voor de toekomst worden ingetrokken via info@tomplete.com.

Tomplete AI stopt dan nieuw gebruik en verwijdert online materiaal waar dat redelijk uitvoerbaar is.

Intrekking tast eerder rechtmatig gebruik niet aan. Reeds verspreid gedrukt materiaal kan niet altijd worden teruggehaald.

Tomplete AI gebruikt herkenbare beelden niet voor gezichtsherkenning of biometrische identificatie.

10. Sociale media en externe links

Op sociale mediapagina's en externe platforms kunnen de platformaanbieder en Tomplete AI elk persoonsgegevens verwerken.

Klikken op een externe link brengt de gebruiker naar het beleid en de instellingen van die aanbieder.

Niet-noodzakelijke sociale plug-ins of pixels op de website worden pas na toestemming geactiveerd.

11. Beveiliging en datalekken

Tomplete AI neemt passende technische en organisatorische maatregelen op basis van het risico, waaronder toegangsbeperking, sterke authenticatie, updates, back-ups, versleutelde verbindingen, leveranciersbeheer en een procedure voor incidenten.

Geen enkel systeem is volledig risicoloos.

Een mogelijk datalek wordt intern onderzocht en gedocumenteerd.

Tomplete AI meldt het aan de Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer de AVG dat vereist, zo mogelijk binnen 72 uur na kennisname.

Betrokkenen worden geïnformeerd wanneer het lek waarschijnlijk een hoog risico voor hen inhoudt.

12. Bewaartermijnen

Tomplete AI bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel, een wettelijke verplichting of de behandeling van een geschil.

De hierboven vermelde termijnen vormen het huidige bewaarschema.

Tomplete AI past die termijnen ook toe in het interne verwerkingsregister en in periodieke verwijderingscontroles.

Gegevens worden daarna verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk nodig is.

13. Rechten van betrokkenen

Afhankelijk van de verwerking kan iemand vragen om:

• inzage;
• verbetering;
• verwijdering;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen de verwerking.

Bij direct marketing geldt altijd het recht om kosteloos bezwaar te maken.

Wie toestemming heeft gegeven, kan die toestemming voor de toekomst intrekken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@tomplete.com.

Tomplete AI kan redelijke informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren en reageert in beginsel binnen één maand.

Bij een complex verzoek kan die termijn volgens de AVG met twee maanden worden verlengd. Tomplete AI meldt dit binnen de eerste maand.

Deze rechten zijn niet absoluut en kunnen worden beperkt door wettelijke verplichtingen of de rechten van anderen.

Wie meent dat persoonsgegevens onjuist worden verwerkt, kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Het recht op een gerechtelijk beroep blijft bestaan.

14. Gegevens van andere personen

Wie gegevens van een collega, deelnemer of andere persoon verstrekt, doet dit alleen wanneer daarvoor een geldige reden en bevoegdheid bestaat en informeert die persoon waar nodig over dit beleid.

Voor een groepsinschrijving vraagt Tomplete AI niet meer gegevens dan nodig en gebruikt het bij voorkeur de contactpersoon voor praktische groepscommunicatie.

15. Wijzigingen en versiebeheer

Tomplete AI kan dit beleid aanpassen wanneer diensten, leveranciers of regels wijzigen.

De actuele versie staat op de website met datum en versienummer.

Bij een wezenlijke wijziging wordt, waar passend, actief geïnformeerd.

Een nieuwe verwerking die toestemming vereist, begint niet zonder nieuwe geldige toestemming.

16. Contact

Vragen, privacyverzoeken of klachten kunnen worden gestuurd naar:

E-mail: info@tomplete.com

of per post naar:

Tom Breugelmans
Tomplete AI
Sevenhanslei 52
2950 Kapellen
België

Vermeld voldoende informatie om het verzoek te begrijpen, maar stuur geen onnodige gevoelige informatie via gewone e-mail.

Bijlage – Model voor afzonderlijke toestemmingskeuzes

Geen van deze keuzes is verplicht om deel te nemen.

Laat elk vak leeg totdat de betrokkene zelf een keuze maakt.

Tomplete AI bewaart de tekstversie, datum, betrokkene, kanaal en eventuele latere intrekking.

☐ Ik stem ermee in dat Tomplete AI tijdens deze sessie mijn stemgeluid opneemt met als uitsluitend doel een transcript, samenvatting of intern verslag te maken. Ik weet dat de ruwe audio-opname uiterlijk na 30 dagen en het transcript uiterlijk na 3 maanden wordt verwijderd, tenzij een noodzakelijk definitief verslag in het dossier wordt bewaard.

☐ Ik stem ermee in dat Tomplete AI tijdens deze sessie herkenbare foto's of video's van mij maakt. Deze toestemming laat nog geen publicatie toe.

☐ Ik stem ermee in dat geselecteerde herkenbare foto's of video's van mij gedurende maximaal 3 jaar op de website van Tomplete AI worden gepubliceerd.

☐ Ik stem ermee in dat geselecteerde herkenbare foto's of video's van mij gedurende maximaal 3 jaar via de sociale mediakanalen van Tomplete AI worden gepubliceerd.

☐ Ik stem ermee in dat mijn afzonderlijk goedgekeurde testimonial of citaat met mijn naam en eventueel beeld gedurende maximaal 3 jaar voor promotie van Tomplete AI wordt gebruikt.

Naam: ....................................................................

Sessie en datum: ....................................................................

Datum en actieve bevestiging of handtekening: ....................................................................